Tener claro que:
La empresa debe conservar toda la documentación contable, fiscal, laboral y mercantil durante un mínimo de 6 años, contados desde el último día del ejercicio al que correspondan, independientemente de que los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas sean menores.
Conservación vs. Prescripción
El texto subraya que muchas empresas confunden ambos conceptos:
- Prescripción: tiempo durante el cual la Administración puede exigir responsabilidades (3–4 años en muchos casos).
- Conservación: tiempo mínimo durante el cual la empresa debe guardar los documentos, que suele ser mayor (6 años según el Código de Comercio).
Esto implica que, aunque una obligación fiscal o laboral prescriba antes, la documentación debe mantenerse igualmente durante 6 años, salvo que otra norma exija más.
| MATERIA | NORMATIVA | PLAZO |
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CONTABLE MERCANTIL |
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| • Libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios)
• Libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc) • Facturas, tickets, justificantes bancarios |
Art.30 CCo | 6 años |
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FISCAL |
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| Deuda Fiscal | Art. 66 Ley 58/2003 | 4 años |
| Comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | Art. 66 bis Ley 58/2003 | 10 años |
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LABORAL |
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| Infracciones laborales | Art. 4.1 RD 5/2000 | 3 años |
| Infracciones con la Seguridad Social | Art. 4.2 RD 5/2000 | 4 años |
| Infracciones en relación a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales | Art. 4.3 RD 5/2000 | 5 años |
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FISCAL Y LABORAL |
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| Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social | Art. 131 LO 10/1995 | 10 años |
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PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES |
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| Documentos de entidades bancarias, de inversión y aseguradoras | Art. 25.1 Ley 10/2010, de 28 de abril | 10 años |
Por lo tanto,
Interpretación práctica para la empresa (y como resumen-conclusión)
- El mínimo general es 6 años (Código de Comercio).
- Si una norma exige un plazo mayor (por ejemplo, 10 años en PBC o deducciones fiscales), prevalece el plazo más largo.
- La empresa debe tener un cuadro de conservación documental que combine todos estos plazos para evitar riesgos en inspecciones.